Oficinas virtuales y ejecutivas
Aunque el objetivo de instalar una oficina completa sea meta de cualquier empresario o profesional, muchas veces los altos costos implicados en la operación o la necesidad de mayor flexibilidad en horarios y contratos hacen que los negocios busquen alternativas más adaptadas a las verdaderas necesidades de un mercado dinámico.
«Las oficinas virtuales dan la imagen y el servicio de tener una oficina sin tener que pagar los costos y gastos de montarse una. En una oficina virtual se puede utilizar flexiblemente el tiempo y espacio, se puede alquilar por hora, día, semanas o meses y se pueden optar por diferentes paquetes según la situación del cliente. Hay quienes solamente necesitan un buzón de correo para que sus llamadas sean recibidas y otros empresarios que requieren paquetes completos que incluyen una secretaria, salones de conferencia, que les lleven las agendas, en fin, que se les cubran todas las necesidades. Por eso la solución de oficina virtual es excelente», explica Javier González director de marketing y ventas de Intelligent Office, servicio que ofrece este tipo de oficinas en varias localidades del sur de Florida.
Estas oficinas funcionan y están disponibles en todas las ciudades y condados y además proponen una gran variedad de combinaciones, paquetes y calidad de locaciones para que los interesados puedan elegir considerando situación geográfica, comodidades, condiciones de los contratos y tipos de servicios que brindan.
«En general todas las oficinas virtuales son mucho más que un domicilio o atención telefónica, ayudan a los empresarios a formarse una imagen corporativa, les dan credibilidad en el mercado, los posicionan como negocio sólido y a quienes vienen de paso y necesitan un espacio para conferencias o reuniones por hora o día también les permiten tener una imagen frente a los clientes muy diferente que si reúnen en un café o en el lobby del hotel», aclara Natasha Larsen, gerente general de las oficinas virtuales Florida Business Centers, miembros del grupo nacional e internacional Regus Group Network.
El domicilio empresarial más simple consiste en tener una dirección física, un número telefónico en el cual reciben las llamadas a nombre de la empresa que contrata el servicio y la recepción de correspondencia. Estos servicios tienen un costo que varía dependiendo de los distintos planes que ofrece cada compañía (varían de acuerdo a la cantidad de llamadas).
Las oficinas físicas se alquilan por hora, día, semana o mes para permitir reuniones con clientes, conferencias de negocios y atención personalizada al tiempo que se proyecta una imagen profesional estable, al tener el respaldo de una infraestructura real. Los espacios vienen comúnmente equipados con muebles, líneas telefónicas, conexión a Internet y fax.
Para José Nicenboim, presidente de Miacorp que ofrece oficinas virtuales en el sur de Florida, las ventajas son inmejorables: «Sólo gasta lo que necesita, por ejemplo puede tomar un número y dirección virtual, no tienen que comprar muebles y quien llama no sabe que se trata de una oficina virtual, pues llama a un número de teléfono propio y se atiende con esa identidad corporativa».
Por lo general el recibo de correspondencia está incluido en el pago mensual de los servicios de oficina virtual, pero si se tiene que hacer reenvío hay costos adicionales que dependen del tamaño, peso y lugar adónde se tenga que mandar.
En casi todos los servicios de oficinas virtuales la recepción de llamadas se hace en inglés y español, pero también hay empresas que ofrecen hacerlo en portugués, criollo (creole) y otros idiomas.
Muchas de las empresas de oficinas virtuales también ofrecen servicios adicionales como contabilidad, apertura de corporaciones, traducciones, notaría de documentos, etc.
He aquí una guía con las principales empresas que ofrecen servicios de oficinas virtuales y afines en toda la zona del sur de Florida:
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Florida Business Centers: Miami, 80 SW 8th Street, Suite 2000. T + 305-908-7600 / Ft. Lauderdale: 1451 West Cypress Creek Road, Suite 300. T + 954-928-2800. Servicios: para tener atención de buzón telefónico cuesta $49 para la instalación y $150 mensuales con contrato por 3 meses, oficina virtual con respuesta de recepcionista cuesta $99 para instalación del servicio y $225 mensuales con contrato de 3 meses, la oficina virtual con 16 horas de utilización de oficina privada cuesta $250 mensuales con contrato de 3 meses.
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HQ Global Workplaces: Miami: 801 Brickell Ave. T + 305-372-0220 – F + 305-372-0189 / Miramar: 3350 SW 148th Avenue, Suite 110. T + 954 874 1600T / Fort Lauderdale: 1451 West Cypress Creek Road, Suite 300 / www.hq.com. Servicios: oficina virtual, servicios secretariales, renta de oficinas y salones de conferencia, locaciones en 24 países del mundo. Oficina virtual por 3 meses $225 mensual, si hay contrato por 12 meses sale en $175 mensual incluyendo los servicios de buzón telefónico y recepción de correspondencia. Atención de teléfono solamente cuesta $200 con un contrato de 3 meses y $150 por doce meses de contrato. La utilización de los servicios de oficina virtual más oficina para atención de clientes sale en $350 con contrato de 3 meses y $300 con contrato de 12 meses.
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Intelligent Office: Miami: 701 Brickell Avenue, Suite 1550. T + 305-758-5200 / Coral Gables: T + 305-777-0200 / Sunrise: 1580 Sawgrass Corporate Parkway, Suite 130. T + 954-838-7747 – F + 954-838-7746 / www.intelligentoffice.com / sales@iogables.com. Servicios: ofrecen diferentes paquetes dependiendo de las necesidades del cliente: el paquete ejecutivo incluye atención de llamadas en vivo con recepcionista, identificación de llamadas, llevan agenda, calendarios, base de datos desde $290 mensuales, el servicio básico es semi personalizado ya que las llamadas pasan a un buzón, no atienden directamente pero incluye la dirección de correo desde $145 mensuales, el alquiler de oficinas por hora cuesta $18 con Internet, amoblada y alfombrada. Ofrecen también membresía por día con un costo diario de $35 más $27 por hora por una sala de conferencia. Se puede realizar un contrato anual para estos servicios o mensual. El Internet está incluido en el uso de la oficina, tienen personal multilingüe y ellos mismos se ocupan de la gestión de la licencia ocupacional con la ciudad en donde el empresario quiera tener la oficina virtual.
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Miacorp: Miami: 169 E. Flagler St., Suite 1534. T + 305-371-1344 – F + 305-371-1656 / www.miacorp.com. Están abriendo una nueva sucursal en Aventura. Servicios: oficina compartida por $395 al mes por 30 horas mensuales, incluye respuesta telefónica personalizada, número de teléfono propio, recepción de faxes, correo, conexión DSL. Para alquilar oficina completa, amoblada y sin compartir el espacio $790. La oficina virtual cuesta $125 al mes con voice mail personalizado, recepción de correo y si se hace una transferencia del correo a otro domicilio que el cliente pida entonces tiene un costo adicional de $3. Se puede alquilar diariamente por $25 la hora y tener una oficina completamente amoblada. También ofrecen asesoría comercial, apertura de corporaciones. Tienen corresponsales en Argentina, Brasil, Colombia, Sudáfrica, Israel.
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The Crexent Business Centers: Miami Lakes: 6625 Miami Lakes Drive. T + 305-777-3800 – F + 305-777-3802 / Pembroke Pines: 9000 Sheridan Street. T + 954- 862-2200 / Ft. Lauderdale: 2881 East Oakland Park Boulevard. T + 954-315-1700. Servicios: Oficina virtual Silver incluye dirección, recepción de correspondencia por $100 mensuales. El paquete Gold incluye eso más acceso a servicios de fotocopias, faxes, salones de conferencia u oficinas más la recepcionista por $300 mensuales. También tienen el paquete Platinum por $500 y el alquiler por hora de oficina cuesta $85, medio día $200 y el día complete $360.
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