Apertura de corporaciones en Florida
Abrir una corporación, cualquiera sea la razón, comenzar una empresa pequeña, declarar impuestos, organizar las finanzas o tener los papeles del negocio en regla son procedimientos muy sencillos, de bajo costo, disponibles para todo el mundo y además se pueden hacer por cuenta propia, sin necesidad de un contador o abogado.
Hay varias clases de corporaciones y según las necesidades y situación de quien quiere abrirlas es la conveniencia de cuál elegirá: básicamente existe la C Corporation que tiene reglas de impuestos que se llaman «doble impuesto», es decir que la corporación paga impuestos sobre el lucro y si la corporación distribuye algún dividendo al accionista éste también paga impuestos por esa ganancia.
La S Corporation que bajo ciertas reglas del Servicio de Rentas Internas (IRS) aplica a una corporación pequeña (small business) con pocos accionistas. Tiene ventajas de impuestos, ya que no los pasan directamente a la corporación, sino a los dividendos que produzca únicamente. Es decir, los dueños o accionistas pagan impuestos sobre esos dividendos en sus declaraciones personales, pero la S Corporation no paga por éstos. Asimismo, si la S Corporation tiene pérdidas, esa baja financiera se transmite a la declaración personal de accionistas, lo que reduce su ingreso nominal y por ende la cantidad de taxes a pagar (forma K1).
En la corporación llamada LLC (Limited Liability Corporation) el procedimiento es distinto pues no se hacen artículos de incorporación, sino que se realiza un acuerdo de operación (Operating Agreement) entre los miembros. Es más complicada de abrir y se recomienda la ayuda de un profesional que puede llegar a cobrar hasta $2.500 por el trámite.
Apertura paso por paso
«Lo primero es que la persona elija un nombre, si lo hace con un contador tiene que traer tres opciones de nombres diferentes para que se verifique que el nombre no está tomado en el registro de corporaciones del estado de Florida. En el caso de ya estar usado se opta por el segundo o tercer nombre. Además, tienen que tener claro el nombre de los responsables, presidente, vicepresidente, secretario, tesorero aunque la corporación puede ser abierta por una persona sola también», explica Mara Samalea, del estudio contable Carlos Román & Associates de Hialeah.
El nombre, si no está tomado y entra en registro ante el Departamento de Estado de Florida, protege solamente para que otros no lo registren como empresa, pero no es un registro de marca, ni garantiza que otros no puedan usarlo. Para salvaguardar una marca hay que registrarla con el United States Patent and Trademark Office (http://www.uspto.gov).
La búsqueda del nombre, para constatar que no está ya tomado, puede hacerse directamente en www.sunbiz.org el sitio oficial de registro. El enlace directo es http://www.sunbiz.org/search.html (Inquire by Name).
En el momento de la apertura hay que tener una dirección física que no puede ser un apartado postal o P.O. Box e inicialmente se conforma una corporación C, para luego tramitar la corporación S en el caso de ser un pequeño negocio.
El abogado experto en corporaciones, Jorge López, asegura que «el estado exige que tengan una oficina local con dirección física, no pueden ser P.O. boxes o cosas por el estilo, ya que en el caso de existir un juicio o problema deben tener un agente designado para aceptar la demanda en nombre de la corporación». Este es el «registered agent». Puede ser la misma persona que abre la empresa.
«Es muy importante para los inmigrantes saber que para abrir una corporación no es necesario tener número de Seguro Social», dice Wilton Pao, Presidente de la empresa Easy 4 U, Inc., con sede en Miami, que tramita todo tipo de corporaciones. «En este caso sacan el número ITIN [Individual Taxpayer Identification Number, Número de Identificación Individual de Contribución de Impuestos] que les sirve para declaración de impuestos y sencillamente ya la tienen funcionando». En los documentos de apertura no se pide número de Seguro Social, pero para declarar impuestos es preciso tener un número de contribuyente.
Tener una corporación abierta es ventajoso principalmente porque mantiene la contabilidad personal y la del negocio por separado y además se pueden deducir muchos gastos por medio de la corporación (es recomendable utilizar los servicios de un buen contador que lleve estos trámites adelante).
«La ventaja principal es que la corporación es la entidad legal, si por ejemplo el negocio está a nombre de la corporación y hay una demanda, ésta es la que protege los bienes personales de los accionistas. La razón primordial es que las demandas se hacen contra los bienes de la corporación y no contra los bienes de los individuos», aclara el abogado López.
La apertura se puede hacer por cuenta propia directamente en Tallahassee (ver abajo información de contacto) o por medio de contadores o tramitadores y los precios promedios por apertura, con libro negro (donde se agrupan minutas, acciones, etc.), artículos de incorporación y sello rondan entre los $200 y $500 dependiendo de quién lo haga. La División de Corporaciones del estado de Florida cobra $87.50 para apertura de corporación simple (incluye copia certificada de registro, muy recomendable) y $160 para una LLC. Esto no incluye el libro, ni el sello o los certificados de acciones que online pueden comprarse en promedio entre unos $35 y $75 (buscar corporate kits como palabras claves). Todo el trámite si se hace sin ayuda de abogado o contador puede salir en alrededor de $150, dependiendo del tipo de entidad a registrarse y es muy rápido. Si todo está en orden, una corporación se puede tener registrada en 24 horas.
Si bien es una operación legal simple, siempre es recomendable consultar con un contador público para exponer las características del negocio que se abrirá y recibir consejos sobre la estructura más apropiada.
Para mantener activa la corporación todos los años deben pagarse $138.75 (Annual Repor) al 1ro. de mayo, si se pasa la fecha el costo es de $538.75.
Para información sobre corporaciones contacte al Departamento de Estado de Florida en Tallahassee – Florida Department of State – Division of Corporation, Charter Section: Post Office Box 6327, Tallahassee, FL 32314. T + 850-245-6052 – www.sunbiz.org o enviar email a corphelp@dos.myflorida.com.
Para ver la solicitud de apertura de corporación con fines de lucro, con sus instrucciones en inglés ir a: http://form.sunbiz.org/pdf/cr2e010.pdf.
Florida Department of State- Fictitious Name Registration:
T + 850-245-6058.
Por: Ira Guevara
Foto: Gustavo Fring
Enero 2020
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