Cómo establecer un "home-based business" en el sur de Florida
Permisos para trabajar desde la casa

Un modelo que se replica a toda velocidad en la economía estadounidense por su ahorro en gastos, flexibilidad, comodidad de operación y conveniencia familiar es el negocio desde el hogar. Muchos han logrado llegar a sus metas de forma conveniente con ese esquema, mientras otros lo usan mientras reúnen recursos suficientes para pasarse a un local comercial.

"Es un área de los negocios que hace unos años atrás no tenía mucho apoyo en general de diferentes organizaciones, pero hoy en día todo el mundo toma muy en serio a los negocios desde la casa y de hecho hay préstamos disponibles para empresarios desde el hogar gracias al Small Business Administration [Administración de Pequeños Negocios]. Si les dices que tienes tal tipo de negocio o que quieres comenzar cierto tipo de empresa desde la casa y te dan los permisos y licencias, porque ese es un punto clave, estás bienvenido para la 'aplicación' del préstamo", comenta a El Paracaidista Nancy Orozco, ex Gerente para el condado Miami-Dade del Small Business Development Center de la Florida Atlantic University.

"Creemos que la gente se inicia con la oficina en casa por el bajo costo", expresa a nuestra publicación Althea Harris, vocera de la Oficina Distrital del Sur de Florida del Small Business Administration. Esta entidad califica a los negocios hogareños como micro prestatarios con gastos iniciales de operaciones inferiores a los $10 mil. "Es un esquema ideal para gente cuyos horarios no están atados a un calendario de producción de 9 am a 5 pm, como por ejemplo madres con niños pequeños que pueden hacer el trabajo mientras éstos toman su siesta o en la noche". También apunta que muchas veces la operación en el hogar es una segunda fuente de ingresos "en la cual tienen el lujo de producir mientras están en su casa sin perder tiempo trasladándose a un espacio de oficina", lo que rinde grandes ahorros.

Las empresas que funcionan en casa son consideradas por el SBA "micro negocios" por tener menos de 20 empleados. Abundan los tipos de negocios que pueden gestionarse desde el hogar. Servicios de mercadeo, ventas, atención al cliente, organización de fiestas, consultorías financieras, contaduría, relaciones públicas, mantenimiento de jardines, servicios médicos, de ingeniería o arquitectura, informáticos, reparación de cualquier cosa, decoradores de interiores, un mínima lista de posibilidades para asomar la punta del iceberg que esta opción representa. La variedad tiene de todas formas un terreno común que es lo que permite que se trabaje desde la casa: sólo las actividades administrativas, vía telefónica, por medio de fax y computadora se permiten en las residencias. El contacto personal con clientes para dar los servicios o las reuniones de negocios se deben hacer fuera. No se pueden recibir clientes en la casa. El microempresario tiene que llegar a ellos donde estén.

Hay también otras restricciones en esta forma de operar: "No pueden guardar ni recibir mercancía a través de camiones que la entregan. Ni pueden tener empleados en la casa", advierte Marie Esquivel, Gerente de Local Business Tax del Condado Miami-Dade. Es decir, se prohíbe que vayan empleados a trabajar en la vivienda. "Sólo se permite al dueño de casa o si alguien de la familia es parte del negocio. Sólo pueden trabajar los que vivan en la misma casa". Pero esto no impide conseguir empleados y derivar tareas a otras personas bajo el mismo esquema de labor en el hogar. Mucha gente puede hacer actividad secretarial, atender teléfonos, contabilidad, procesar datos, etc. desde su propio lugar y luego rendir cuentas. El pequeño negociante que empieza en su vivienda tiene así una salida elegante y acorde a la ley que le permite salvarse de un ahogante exceso de trabajo.

Aunque mucha gente actualmente funciona desde su hogar con negocios tan variopintos como ensamblajes de piezas, preparación de comidas para vender, recibo y envío de mercancías, Esquivel asevera que todo eso está proscrito: "No pueden fabricar nada, por ejemplo, gente que quiere hacer adornos florales y cosas así. No se supone que puedan hacerlo porque eso implica que están trayendo mercancía a la casa y elaborando. Y mucho menos comidas, pues eso es regulado por el estado y todo el que cocina para que otro coma lo tiene que hacer en un local comercial y tiene que estar inspeccionado por el estado y tener una licencia estatal". En general tampoco permiten que se estacionen vehículos comerciales en la propiedad ni que tengan avisos comerciales en la casa, pero cada quien debe chequear con su municipalidad para indagar detalles sobre lo estrictamente prohibido. Quien desobedezca estas ordenanzas municipales, condales y estatales, sea descubierto por inspecciones rutinarias o por denuncia de vecinos se arriesga a la caída empresarial y al pago de altas multas, según sea el tamaño de la infracción.

Los permisos
Para operar en paz y aprovechar las bondades del negocio en casa es mejor transitar los caminos de la ley. Lo primero es llamar o visitar la oficina de Local Business Tax o Impuesto Local de Negocio (antes licencias ocupacionales) de la municipalidad o ciudad donde uno vive y, si es zona no incorporada, entonces contactar a esa misma división pero del condado en el que se habita. Es la ciudad la que determina si puede haber negocio en casa, el condado se acopla a eso. "Hay algunas ciudades que no permiten el negocio en el hogar", dice Marie Esquivel y cita como ejemplo a la ciudad de Coral Gables que no acepta ningún tipo de empresas en casa.

Según Cassandra Terpening, Supervisora del Departamento de Impuesto Local de Negocios del condado Broward, "las personas que trabajan desde su casa generalmente no saben que necesitan una licencia, desde el momento que se gana un solo dólar con el trabajo se requiere el local business tax, ya sea que se tenga una oficina pequeña o se haga negocios desde Internet. Todos tienen que trabajar con ese papel en la mano y tiene que estar a la vista en el caso de una inspección sorpresiva". También, el lugar en el hogar donde opera la "oficina" debe estar delimitado formalmente ante la municipalidad o condado.

Crucial también es saber si la persona es profesional y desea abrir una operación relativa a su especialidad, si su carrera está regulada en Florida, pues tendrá que tener su licencia estatal profesional para poder optar por la de negocios. En ciertos rubros se exige una licencia estatal para el negocio, además de la profesional.

¿En qué parte de la casa?
Si bien los microempresarios pueden discutir contratos de miles de dólares desde el baño o la cocina, estudiar proyectos en la blandura de su cama, diseñar un plan de acción mientras toman un café en el jardín con el pijama puesto todavía, el negocio en casa debe tener su perímetro designado. El departamento de zonificación del condado Miami-Dade, por ejemplo, exige que se lleve un dibujo o plano de dónde estará la oficina en la vivienda. "He visto casos en que le dicen a la persona que si quiere tener su oficina en su cuarto, un escritorio con una computadora y un archivero, ésa es su oficina. Como no vas a recibir clientes, no tienes que tener una cosa formal. Pero de todas formas te piden un esquema de dónde vas a tener la oficina en tu casa porque en ocasiones ellos inspeccionan", aclara Esquivel.

Empujados por la presión del crecimiento y la necesidad de contratar empleados que ayuden en la operación, pero aún sin contar con suficientes recursos para mudarse a una local comercial, los dueños de negocios pueden caer en la tentación de infringir la ley. Meten a gente a la casa a laborar, empiezan a recibir paquetes y a almacenar mercancías, además de recibir clientes. Esto alborota la tranquilidad residencial y pone sobre alerta a los vecinos cansados de escuchar diariamente la llegada de camiones de couriers o la constante movilización de vehículos extraños. En este punto el microempresario se arriesga al peligro de una inspección de la ciudad o el condado, como también lo hace quien inicia operaciones comerciales sin autorización, como el cuidado de niños en una vivienda. Esta es la transición más fuerte que catapulta la necesidad de expansión que al principio puede ser dura, pero inminentemente requerida para alzarse con mayores ingresos y cosechar más éxitos. Muchos mini negociantes se ven forzados a dejar atrás la oficina en casa e instalarse en un espacio comercial o pensar creativamente para armarse una red de asistencia que no vulnere la ley y les permita seguir bajo el mismo esquema.

Uno de los desafíos es la falta de organización y éste se une al de la soledad. Esto se soluciona, dice Orozco, al asistir a eventos de "networking" de intercambio de tarjetas para conocer gente, socializar y engrasar el contacto humano. Esas salidas para las cuales los empresarios visten sus mejores galas de negocios son la terapia perfecta para combatir la soledad y el aislamiento.

"Quien quiera tener un negocio en casa debe ser particularmente disciplinado", enfatiza Althea Harris del SBA. "Si va a operar de 9 am a 5 pm, tiene que levantarse en la mañana y hacerlo".

Otro punto débil que Orozco señala como un error común es no poner una línea telefónica independiente para el negocio por querer ahorrar al máximo en los costos y que cualquier miembro de la familia responda a llamadas de trabajo de forma no profesional. Esto afecta profundamente la imagen de seriedad y credibilidad de los microempresarios y puede costarles más de un cliente. "No contestan profesionalmente o a veces contesta el hijo, o a veces tienen al niño llorando ahí al lado o a un perro por allá atrás ladrando. Si tú llamas a una empresa y te pasa esto, pierdes confianza en esa empresa. Pero si cuando contestas esa línea lo haces con un saludo profesional con el nombre de la empresa, y estás seguro de que nadie te va a distraer, que no va haber ruidos extraños, pues esa persona que llama primero que no tiene por qué enterarse de que el negocio está en una casa y aunque se entere, la atención ha sido tan profesional que te compra el servicio".

Tener un servicio de atención de llamadas cuando el empresario no está, pasarlas al celular o simplemente tener un contestador con un mensaje corporativo puede ayudar mucho a imprimir una buena imagen. "Aunque estés en la casa tienes que comportarte como si estuvieras en una empresa profesional que estuviera ubicada en un local comercial".

Harris del SBA piensa que convencer a la familia y hacerle entender que el negocio en casa es cosa seria y que todos deben respetar al empresario o empresaria mientras hace sus labores es una de las partes más difíciles de ese camino. "Para que no interfieran cuando tratas de trabajar".

Sobre cómo enfrentar la amenazante pregunta "¿dónde tiene la oficina?", Nancy Orozco dice que no es necesario descubrirse. Se puede dar la dirección, mencionar la zona y no entrar en detalles. "Puedes darle tu tarjeta de presentación y decirle 'ésta es mi tarjeta, aquí están mis datos completos' y no estás diciendo si estás en un local comercial o si estás en la casa. No tienes por qué decirlo. Y muy rara vez, dependiendo del servicio que das, van a ir a tu casa". Si el potencial cliente insiste en querer visitar al micro empresario, Orozco, es de la opinión de tener la alternativa de alquilar por unas horas un centro de negocios, oficina o salón de conferencias en esos servicios temporales o "business centers". Mucha gente, dice, no pone dirección en su tarjeta, y cuando el cliente quiere reunirse lo llevan a uno de esos centros. Pero sobre todo asegura que el éxito está realmente en el nivel de compenetración y confianza que se establezca con el potencial cliente, sin importar si la persona está en su casa, en un business center o en tremenda oficina en la mejor zona comercial.

Althea Harris recomienda tener una casilla postal (P.O.Box) si no se quiere develar la dirección de casa, pero considera que éstas son pequeñas cosas comparadas con el beneficio que tiene esa estructura de trabajo.

Cobertura médica
Uno de los desafíos para el microempresario es el alto costo de los seguros de salud para sí mismo y su familia. Cuando se trabaja para otro en empresas medianas a grandes ésa es una de las ventajas: contar con cobertura a bajo costo al compartirse los gastos con el empleador. Pero al operar solo o sola o con un pequeño grupo de empleados, los costos pueden ser muy altos para un presupuesto pequeño. Sin embargo, el gasto de seguro es deducible de impuestos y los seguros individuales podrían también deducirse como gastos del "self employed", categoría en la que cae quien tenga el negocio en casa.

Precios de local business tax
El costo del local business tax de oficina en casa en el condado Miami-Dade en zonas no incorporadas (es decir que no pertenecen a ninguna ciudad o municipalidad) o en las zonas que caen en ciudades sale en $45, aunque varía según el tipo de negocio (servicios contables, diseño, facturación médica, etc.). Pero éste es el precio del condado y el certificado de uso y ocupación (Certificate of Use and Occupancy) requerido adicionalmente en zonas no incorporadas sale en $ $129.68. Luego cada ciudad tiene su precio de acuerdo al tipo de negocio y hay que llamar para verificar. Es preciso sacar el business tax municipal primero y luego el condal. Asimismo funciona en Broward donde el impuesto de negocio condal de home office es de $45 para oficina administrativa. También el costo de éste en cada ciudad varía. El condado Broward solamente pide el certificado de uso en caso de que el negocio esté ubicado en una área no incorporada (que no pertenece a ninguna municipalidad, pero que sin embargo esté en zona geográfica de Broward y para oficina en casa sale en $75), del resto sólo pide que se presente el local business tax de la ciudad donde estará ubicado el negocio, además de los requisitos generales.

"En el condado Palm Beach tenemos 38 municipalidades y en la mayoría de las ciudades se permite el negocio en casa", asegura a El Paracaidista Sherry Lennertz, Supervisora de Impuesto de Negocios y Turismo del Condado Palm Beach. La denominación más común que utilizan para la oficina en casa es servicio público y dice Lennertz que prácticamente todos los tipos de negocios caen bajo esa categoría. Si la casa está en territorio no incorporado deben ir a la oficina del condado primero, pero si está ubicada en alguna ciudad, deben ver si permiten allí el home business, pues tendrán que traer la solicitud de local business tax del condado firmada por un representante de la oficina de business tax de la ciudad respectiva para poder ganar el permiso condal. Cada ciudad en Palm Beach debe emitir a su vez un impuesto de negocio de la municipalidad (con un importe que varía de acuerdo al tipo). El costo del business tax condal es de $33. Un aspecto importante en Palm Beach es que en todo el condado la casa no puede parecerse a un negocio, no puede haber avisos ni actividad comercial alrededor de la vivienda. El condado Palm Beach no requiere certificado de uso.

El Local Business Tax debe renovarse anualmente y pagarse al 30 de septiembre de cada año o las sumas tendrán multas en forma de recargos de intereses.

Requisitos generales para el business tax:
Estos son los requerimientos generales que deben presentarse para obtener el impuesto local de negocio en el condado que sea. Estos deben llevarse a la ciudad o municipalidad correspondiente y luego al condado. Se recomienda ir en persona para verificar los documentos, costos y cualquier licencia adicional que se requiera según el tipo de negocio, ya que por teléfono se tardan en atender, especialmente en Miami-Dade, también visitar sus respectivos websites.

1- Presentar los artículos de incorporación de la corporación y copia del lease o contrato de alquiler o título de propiedad de la vivienda.
2- Certificado de uso (que en cada caso particular lo entrega el mismo departamento de local business tax o el departamento de zonificación - se tramita junto a al business tax, hay que preguntar según el tipo de negocio y ciudad).
3- Número de identificación federal (Federal ID Number) o de Seguro Social si el negocio es a título personal.
4- Registro del nombre ficticio, si se hace con un nombre distinto al personal o al de la corporación.
5- Licencia profesional en el caso de ser necesario que emite el Department of Business and Professional Regulations (DBPR) o la entidad que corresponda.
6- Licencia profesional de negocios estatal si es requerida, emitida también por el DBPR o entidad correspondiente.
7- Otras licencias o certificaciones del condado o estado que se requieran, según el tipo de negocio.

Miami-Dade County Local Business Tax Section
140 West Flagler Street,
Room 1407, Miami, FL 33130
T + 305-270-4949 / 305-375-5452
www.miamidade.gov/taxcollector/ol_home.asp
Miami Dade Permitting and Inspection Center (certificado de uso para aquellos negocios en casa en zonas no incorporadas del condado)
Zoning Permit Section
11805 Coral Way
Miami, FL 33175
T + 786-315-2666
www.miamidade.gov/planzone/zoning_c_u.asp

Oficina de Local Business Tax del condado Broward (Broward County Revenue Collection):
115 South Andrews Avenue, Room A-100,
Fort Lauderdale, FL 33301
T + 954-831-4000.
www.co.broward.fl.us/RecordsTaxesTreasury/Revenue/
LocalBusinessTaxes/Pages/Default.aspx
Permitting, Licensing & Consumer Protection Division
1 North University Drive,
Plantation, FL 33324
T + 954-765-4400.
www.co.broward.fl.us/permittingandlicensing/Pages/Default.aspx

Oficina Local Business Tax del condado Palm Beach (Tax Collector):
West Palm Beach - Governmental Center
301 North Olive Avenue, 3rd Floor
West Palm Beach, FL 33401
T + 561-355-2272
www.pbcgov.com/tax/services_business_tax_receipts.shtml
allí pueden elegir la opción "Español".

Datos de ayuda corporativos:

Foto: Archivo