Cómo
establecer un "home-based business" en el sur de Florida
Empresas
que operan desde la casa
Un
modelo que se replica a toda velocidad en la economía estadounidense
por su ahorro en gastos, flexibilidad, comodidad de operación
y conveniencia familiar es el negocio desde el hogar. Muchos han
logrado llegar a sus metas de forma conveniente con ese esquema,
mientras otros lo usan mientras reúnen recursos suficientes
para pasarse a un local comercial.
"Es un
área de los negocios que hace unos años atrás
no tenía mucho apoyo en general de diferentes organizaciones,
pero hoy en día todo el mundo toma muy en serio a los negocios
desde la casa y de hecho hay préstamos disponibles para
empresarios desde el hogar gracias al Small Business Administration
[Administración de Pequeños Negocios]. Si les dices
que tienes tal tipo de negocios o que quieres comenzar cierto
tipo de empresa desde la casa y te dan los permisos y licencias,
porque ese es un punto clave, estás bienvenido para la
'aplicación' del préstamo", comenta a El
Paracaidista Nancy Orozco, ex Gerente para el condado Miami-Dade
del Small Business Development Center de la Florida Atlantic University.
"Creemos que la gente se inicia con la oficina en casa por
el bajo costo", expresa a nuestra publicación Althea
Harris, vocera de la Oficina Distrital del Sur de Florida del
Small Business Administration. Esta entidad califica a los negocios
hogareños como micro prestatarios con gastos iniciales
de operaciones inferiores a los $10 mil. "Es un esquema ideal
para gente cuyos horarios no están atados a un calendario
de producción de 9 am a 5 pm, como por ejemplo madres con
niños pequeños que pueden hacer el trabajo mientras
éstos toman su siesta o en la noche". También
apunta que muchas veces la operación en el hogar es una
segunda fuente de ingresos "en la cual tienen el lujo de
producir mientras están en su casa sin perder tiempo trasladándose
a un espacio de oficina", lo que rinde grandes ahorros.
Las empresas que funcionan en casa son consideradas por el SBA
"micro negocios" por tener menos de 20 empleados. Abundan
los tipos de negocios que pueden gestionarse desde el hogar. Servicios
de mercadeo, ventas, atención al cliente, organización
de fiestas, consultorías financieras, contaduría,
relaciones públicas, mantenimiento de jardines, servicios
médicos, de ingeniería o arquitectura, informáticos,
reparación de cualquier cosa, decoradores de interiores,
un mínima lista de posibilidades para asomar la punta del
iceberg que esta opción representa. La variedad tiene
de todas formas un terreno común que es lo que permite
que se trabaje desde la casa: sólo las actividades administrativas,
vía telefónica, por medio de fax y computadora se
permiten en las residencias. El contacto personal con clientes
para dar los servicios o las reuniones de negocios se deben hacer
fuera. No se pueden recibir clientes en la casa. El microempresario
tiene que llegar a ellos donde estén.
Hay también otras restricciones en esta forma de operar:
"No pueden guardar ni recibir mercancía a través
de camiones que la entregan. Ni pueden tener empleados en la casa",
advierte Marie Esquivel, Gerente de Local Business Tax del Condado
Miami-Dade. Es decir, se prohíbe que vayan empleados a
trabajar en la vivienda. "Sólo se permite al dueño
de casa o si alguien de la familia es parte del negocio. Sólo
pueden trabajar los que vivan en la misma casa". Pero esto
no impide conseguir empleados y derivar tareas a otras personas
bajo el mismo esquema de labor en el hogar. Mucha gente puede
hacer actividad secretarial, atender teléfonos, contabilidad,
procesar datos, etc. desde su propio lugar y luego rendir cuentas.
El pequeño negociante que empieza en su vivienda tiene
así una salida elegante y acorde a la ley que le permite
salvarse de un ahogante exceso de trabajo.
Aunque mucha gente actualmente funciona desde su hogar con
negocios tan variopintos como ensamblajes de piezas, preparación
de comidas para vender, recibo y envío de mercancías,
Esquivel asevera que todo eso está proscrito: "No
pueden fabricar nada, por ejemplo, gente que quiere hacer adornos
florales y cosas así. No se supone que puedan hacerlo porque
eso implica que están trayendo mercancía a la casa
y elaborando. Y mucho menos comidas, pues eso es regulado por
el estado y todo el que cocina para que otro coma lo tiene que
hacer en un local comercial y tiene que estar inspeccionado por
el estado y tener una licencia estatal". En general
tampoco permiten que se estacionen vehículos comerciales
en la propiedad ni que tengan avisos comerciales en la casa, pero
cada quien debe chequear con su municipalidad para indagar detalles
sobre lo estrictamente prohibido. Quien desobedezca estas ordenanzas
municipales, condales y estatales, sea descubierto por inspecciones
rutinarias o por denuncia de vecinos se arriesga a la caída
empresarial y al pago de altas multas, según sea el tamaño
de la infracción.
Los permisos
Para operar en paz y aprovechar las bondades del negocio en casa
es mejor transitar los caminos de la ley. Lo primero es llamar
a la oficina de Local Business Tax o Impuesto Local de Negocio
(antes licencias ocupacionales) de la municipalidad o ciudad donde
uno vive y, si es zona no incorporada, entonces contactar a esa
misma división pero del condado en el que se habita. Es
la ciudad la que determina si puede haber negocio en casa, el
condado se acopla a eso. "Hay algunas ciudades que no
permiten el negocio en el hogar", dice Marie Esquivel y cita
como ejemplo a la ciudad de Coral Gables que no acepta ningún
tipo de empresas en casa.
Según Cassandra Terpening, Supervisora del Departamento
de Impuesto Local de Negocios del condado Broward, "las
personas que trabajan desde su casa generalmente no saben que
necesitan una licencia, desde el momento que se gana un solo dólar
con el trabajo se requiere el local business tax, ya sea que se
tenga una oficina pequeña o se haga negocios desde Internet.
Todos tienen que trabajar con ese papel en la mano y tiene
que estar a la vista en el caso de una inspección sorpresiva".
Crucial también es saber si la persona es profesional
y desea abrir una operación relativa a su especialidad,
si su carrera está regulada en Florida, pues tendrá
que tener su licencia estatal profesional para poder optar por
la ocupacional. En ciertos rubros se exige una licencia estatal
para el negocio, además de la profesional.
¿En
qué parte de la casa?
Si bien los microempresarios pueden discutir contratos de miles
de dólares desde el baño o la cocina, estudiar proyectos
en la blandura de su cama, diseñar un plan de acción
mientras toman un café en el jardín con el pijama
puesto todavía, el negocio en casa debe tener su perímetro
designado. El departamento de zonificación del condado
Miami-Dade, por ejemplo, exige que se lleve un dibujo o plano
de dónde estará la oficina en la vivienda. "He
visto casos en que le dicen a la persona que si quiere tener su
oficina en su cuarto, un escritorio con una computadora y un archivero,
ésa es su oficina. Como no vas a recibir clientes, no tienes
que tener una cosa formal. Pero de todas formas te piden un esquema
de dónde vas a tener la oficina en tu casa porque en ocasiones
ellos inspeccionan", aclara Esquivel.
Empujados por la presión del crecimiento y la necesidad
de contratar empleados que ayuden en la operación, pero
aún sin contar con suficientes recursos para mudarse a
una local comercial, los dueños de negocios pueden caer
en la tentación de infringir la ley. Meten a gente a la
casa a laborar, empiezan a recibir paquetes y a almacenar mercancías,
además de recibir clientes. Esto alborota la tranquilidad
residencial y pone sobre alerta a los vecinos cansados de escuchar
diariamente la llegada de camiones de couriers o la constante
movilización de vehículos extraños. En este
punto el microempresario se arriesga al peligro de una inspección
de la ciudad o el condado, como también lo hace quien inicia
operaciones comerciales sin autorización, como el cuidado
de niños en una vivienda. Esta es la transición
más fuerte que catapulta la necesidad de expansión
que al principio puede ser dura, pero inminentemente requerida
para alzarse con mayores ingresos y cosechar más éxitos.
Muchos mini negociantes se ven forzados a dejar atrás la
oficina en casa e instalarse en un espacio comercial o pensar
creativamente para armarse una red de asistencia que no vulnere
la ley y les permita seguir bajo el mismo esquema.
Uno de los desafíos es la falta de organización
y éste se une al de la soledad. Esto se soluciona, dice
Orozco, al asistir a eventos de "networking" de intercambio
de tarjetas para conocer gente, socializar y engrasar el contacto
humano. Esas salidas para las cuales los empresarios visten sus
mejores galas de negocios son la terapia perfecta para combatir
la soledad y el aislamiento.
"Quien quiera tener un negocio en casa debe ser particularmente
disciplinado", enfatiza Althea Harris del SBA. "Si va
a operar de 9 am a 5 pm, tiene que levantarse en la mañana
y hacerlo".
Otro punto débil que Orozco señala como un error
común es no poner una línea telefónica independiente
para el negocio por querer ahorrar al máximo en los costos
y que cualquier miembro de la familia responda a llamadas de trabajo
de forma no profesional. Esto afecta profundamente la imagen de
seriedad y credibilidad de los microempresarios y puede costarles
más de un cliente. "No contestan profesionalmente
o a veces contesta el hijo, o a veces tienen al niño llorando
ahí al lado o a un perro por allá atrás ladrando.
Si tú llamas a una empresa y te pasa esto, pierdes confianza
en esa empresa. Pero si cuando contestas esa línea lo haces
con un saludo profesional con el nombre de la empresa, y estás
seguro de que nadie te va a distraer, que no va haber ruidos extraños,
pues esa persona que llama primero que no tiene por qué
enterarse de que el negocio está en una casa y aunque se
entere, la atención ha sido tan profesional que te compra
el servicio".
Tener un servicio de atención de llamadas cuando el
empresario no está, pasarlas al celular o simplemente tener
un contestador con un mensaje corporativo puede ayudar mucho a
imprimir una buena imagen. "Aunque estés en la
casa tienes que comportarte como si estuvieras en una empresa
profesional que estuviera ubicada en un local comercial".
Harris del SBA piensa que convencer a la familia y hacerle entender
que el negocio en casa es cosa seria y que todos deben respetar
al empresario o empresaria mientras hace sus labores es una de
las partes más difíciles de ese camino. "Para
que no interfieran cuando tratas de trabajar".
Sobre cómo enfrentar la amenazante pregunta "¿dónde
tiene la oficina?", Nancy Orozco dice que no es necesario
descubrirse. Se puede dar la dirección, mencionar la zona
y no entrar en detalles. "Puedes darle tu tarjeta de presentación
y decirle 'ésta es mi tarjeta, aquí están
mis datos completos' y no estás diciendo si estás
en un local comercial o si estás en la casa. No tienes
por qué decirlo. Y muy rara vez, dependiendo del servicio
que das, van a ir a tu casa". Si el potencial cliente insiste
en querer visitar al micro empresario, Orozco, es de la opinión
de tener la alternativa de alquilar por unas horas un centro de
negocios, oficina o salón de conferencias en esos servicios
temporales o "business centers". Mucha gente, dice,
no pone dirección en su tarjeta, y cuando el cliente quiere
reunirse lo llevan a uno de esos centros. Pero sobre todo asegura
que el éxito está realmente en el nivel de compenetración
y confianza que se establezca con el potencial cliente, sin importar
si la persona está en su casa, en un business center o
en tremenda oficina en la mejor zona comercial.
Althea Harris recomienda tener una casilla postal (P.O.Box) si
no se quiere develar la dirección de casa, pero considera
que éstas son pequeñas cosas comparadas con el beneficio
que tiene esa estructura de trabajo.
Cobertura médica
Uno de los desafíos para el microempresario es el alto
costo de los seguros de salud para sí mismo y su familia.
Cuando se trabaja para otro en empresas medianas a grandes ésa
es una de las ventajas: contar con cobertura a bajo costo al compartirse
los gastos con el empleador. Pero al operar solo o sola o con
un pequeño grupo de empleados, los costos pueden ser muy
altos para un presupuesto pequeño. Sin embargo, el gasto
de seguro es deducible de impuestos y los seguros individuales
podrían también deducirse como gastos del "self
employed", categoría en la que cae quien tenga el
negocio en casa.
Precios de local business tax
El costo del local business tax de oficina en casa en el condado
Miami-Dade en zonas no incorporadas (es decir que no pertenecen
a ninguna ciudad o municipalidad) o en las zonas que caen en ciudades
puede ir de $45 a $1.000 dependiendo del tipo de negocio (servicios
contables, diseño, facturación médica, etc.).
Pero éste es el precio del condado y el certificado de
uso sale en $103.73. Luego cada ciudad tiene su precio de acuerdo
al tipo de negocio y hay que llamar para verificar. Es preciso
sacar el business tax municipal primero y luego el condal. Asimismo
funciona en Broward donde el impuesto de negocio condal de home
office va de $27 a $150, dependiendo de la naturaleza de la
empresa y número de empleados. También el costo
de éste en cada ciudad varía. El condado Broward
solamente pide el certificado de uso en caso de que el negocio
esté ubicado en una área no incorporada (que no
pertenece a ninguna municipalidad, pero que sin embargo esté
en zona geográfica de Broward), del resto sólo pide
que se presente el local business tax de la ciudad donde estará
ubicado el negocio, además de los requisitos generales.
"En el condado Palm Beach tenemos 38 municipalidades y en
la mayoría de las ciudades se permite el negocio en casa",
asegura a El Paracaidista Sherry Lennertz, Supervisora de Impuesto
de Negocios y Turismo del Condado Palm Beach. La denominación
más común que utilizan para la oficina en casa es
servicio público y dice Lennertz que prácticamente
todos los tipos de negocios caen bajo esa categoría. Si
la casa está en territorio no incorporado deben ir a la
oficina del condado primero, pero si está ubicada en alguna
ciudad, deben ver si permiten allí el home business,
pues tendrán que traer la solicitud de local business tax
del condado firmada por un representante de la oficina de business
tax de la ciudad respectiva para poder ganar el permiso condal.
Cada ciudad en Palm Beach debe emitir a su vez un impuesto de
negocio de la municipalidad (con un importe que varía de
acuerdo al tipo). El costo del business tax condal empieza en
$33 y aumenta según la naturaleza del negocio.
Un aspecto importante en Palm Beach es que en todo el condado
la casa no puede parecerse a un negocio, no puede haber avisos
ni actividad comercial alrededor de la vivienda. El condado Palm
Beach no requiere certificado de uso.
Requisitos
generales para el business tax:
Estos son los requerimientos generales que deben presentarse para
obtener el impuesto local de negocio en el condado que sea. Estos
deben llevarse a la ciudad o municipalidad correspondiente y luego
al condado.
1-
Presentar los artículos de incorporación de la corporación
y copia del lease o contrato de alquiler o título
de propiedad de la vivienda.
2- Certificado de uso (que en cada caso particular lo entrega
el mismo departamento de local business tax o el departamento
de zonificación - se tramita junto a al business tax, hay
que preguntar según el tipo de negocio y ciudad).
3- Número de identificación federal (Federal
ID Number) o de Seguro Social si el negocio es a título
personal.
4- Registro del nombre ficticio, si se hace con un nombre
distinto al personal o al de la corporación.
5- Licencia profesional en el caso de ser necesario que
emite el Department of Business and Professional Regulations (DBPR)
o la entidad que corresponda.
6- Licencia profesional de negocios estatal si es requerida,
emitida también por el DBPR o entidad correspondiente.
7- Otras licencias o certificaciones del condado o estado
que se requieran, según el tipo de negocio.
Oficina
de Local Business Tax del condado Miami-Dade
140 West Flagler Street,
Room 1407, Miami, FL 33130
T + 305-270-4949
Planning & Zoning Department
Zoning Permit Section
11805 Coral Way
Miami, FL 33175
T + 786-315-2666
www.miamidade.gov/taxcollector/ol_home.asp
Oficina de Local Business Tax del condado Broward (Broward
County Revenue Collection):
115 South Andrews Avenue, Room A-100,
Fort Lauderdale, FL 33301
T + 954-831-4000.
www.co.broward.fl.us//revenue/rvi00500.htm
Oficina Local Business Tax del condado Palm Beach (Tax Collector):
West Palm Beach - Governmental Center
301 North Olive Avenue, 3rd Floor
West Palm Beach, FL 33401
T + 561-355-2272
www.pbcgov.com/tax
allí pueden elegir la opción "Español".
Datos de ayuda corporativos:
- Para obtener
el Federal Employer Identification Number se debe llenar
la solicitud SS-4 del Internal Revenue Service. Para información
llamar al 1-800-829-3676 / www.irs.ustreas.gov.
- El registro
del Nombre Ficticio o "Fictitious Name" (DBA:
Doing Business As) se hace con la División de Corporaciones
del Departamento de Estado de Florida. Información en
1-850-488-9000 / www.sunbiz.org.
Esto es si la persona quiere hacer negocios con un nombre distinto
al suyo o al de su corporación.
- Para información
de licencias y certificaciones profesionales llamar al
Florida Department of Business & Professional Regulation
al 1-850-487-1395 / www.myflorida.com/dbpr.
- Como los
negocios de Florida deben colectar impuestos en variados
productos y servicios hay que llamar al Florida Department of
Revenue para ver si el tipo de negocio a abrirse está
sujeto a esos impuestos. Si es así, se debe obtener un
certificado de impuestos a la venta y un librito para hacer
pagos mensuales de estos impuestos. Si el producto o servicio
que se tendrá no es "taxable", es recomendable
que le den una carta por escrito donde lo diga (para sus récords).
Llamar al 1-850-488-6800.
- Cada vez
que se contrata a un nuevo empleado a tiempo parcial o completo
hay que someter la forma "New Hire Reporting Form"
al Florida New Hire Reporting Center: 1-850-656-3343 / www.fl-newhire.com.
Florida New Hire Reporting Center, P.O. Box 6500, Tallahassee,
FL 32314-6500.
- Si el negocio
tiene empleados (los dueños del negocio) es preciso someter
reportes cuatro veces al año y pagar los impuestos
del desempleo. Contactar al Florida Department of Revenue
Unemployment Tax - Employer Taxpayer Information Services al
1-800-482-8293 / www.floridajobs.org/Unemployment/uc_empr_taxes.html.
- Oficina
Distrital del Sur de Florida del Small Business Administration
para pedido de préstamos y asistencia gratuita para negocios.
100 S. Biscayne Blvd. - 7th Floor, Miami, FL 33131 - T + 305-536-5521.
Foto: Archivo
