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¿Cuánto
puede costar una oficina? ¿Dónde será mejor
alquilarla? ¿Qué requisitos se deben presentar?
Son preguntas claves cuyas respuestas se derivarán en principio
del tipo de negocio, capital disponible e historia financiera
del empresario o empresaria. Morales explica a El Paracaidista que los precios son más accesibles y los contratos mucho más flexibles. Estas suites ejecutivas vienen por lo general con servicio de recepcionista, zonas comunes con salones de conferencia, máquinas fotocopiadoras, teléfonos y fax. Los espacios en estos casos empiezan e unos 100 pies² (1 metro²= 10,76 pies²) y sus costos oscilan entre $400 y $1.000 mensuales, según las diferentes fuentes consultadas por El Paracaidista. Se pueden alquilar mes a mes o hacer contratos más largos con mejora en el precio de renta. "Actualmente,
para este tipo de oficinas ejecutivas, las personas pueden recibir
incentivos para alquilar, como por ejemplo bonos para uso de fotocopiadora
del área común o consumo de café, un mes
o hasta dos meses gratis de renta si firman un contrato de por
lo menos un año", dice a nuestra publicación
Vicente Jubes, Director de Mercadeo de para América Latina
de Federal Development, empresa desarrolladora de propiedades
comerciales, con sede en Washington D.C. Por ejemplo,
dice Rosenberg, el clase A tendrá restaurante en el edificio,
fuentes, hermosos pasillos y elevadores, amplio lobby, gimnasio,
guardias de seguridad, servicio de valet parking (para estacionar
su auto) y buen acceso a medios de transporte. El B puede que
no tenga fuente en el lobby, ni restaurante. El tipo C probablemente
no tenga lobby, ni guardias de seguridad. Por esto, la escogencia
del edificio dependerá del tipo de negocio y con cuánto
dinero se cuente. Si se requiere impresionar mucho a los clientes
o no tanto. Los contratos comerciales tienen una duración que oscila entre uno y cinco años, pero todo es negociable. "Puedes conseguir una diferencia sustancial en el precio de alquiler cuando firmas un contrato de dos o tres años, que cuando lo haces solo por un año. La diferencia del pago mensual puede ser de alrededor de un 20% de descuento en el monto de la renta total si firmas contratos por dos años o más", dice Jubes. Este experto
indica que en construcciones nuevas de oficinas que se hallan
fuera del las zonas o circuitos comerciales, como Miramar por
ejemplo, un local de oficinas se puede conseguirse por unos $20
el pie cuadrado. 2- ¿Cuánto tiempo se necesitará ese espacio? Puede que sólo necesite una pequeña oficina al principio para hacer toda la investigación, reclutamiento de empleados y cumplir con todos los requisitos, si por ejemplo la persona tiene intenciones de abrir una factoría. En ese caso es muy recomendable alquilar una suite ejecutiva de unos 100 ó 200 pies² que incluya secretaria, líneas telefónicas, sala de conferencia, etc. "Aunque son más costosas que tener una oficina propia, la ventaja es que se pueden hacer contratos de alquiler mensuales o de seis meses". 3- Contratar
a un agente de bienes raíces licenciado especializado
en propiedades comerciales. "Pueden encontrarlos en la guía
telefónica. Una de las mejores formas de conseguirlos es
visitar la zona donde se desea alquilar la oficina y tomar sus
nombres de los carteles de los mismos edificios donde dice 'for
rent' o 'for lease'. Estos tenderán a 4- Contratar a un abogado comercial. Este es uno de los requisitos más importantes. 5- Generalmente los contratos son de tres a cinco años. 6- Depósitos de seguridad y cartas de crédito: Si la persona llega de un país extranjero y no tiene historia bancaria, comercial ni crediticia en Estados Unidos, en muchos casos se le pedirá una carta de crédito equivalente a una porción del lease. "Por ejemplo, si se trata de un lease de cinco años, los propietarios del espacio comercial pueden pedir una carta de crédito equivalente al valor de un año del lease. Esto les garantiza el pago del contrato en caso de que la persona deje el país o decida no abrir el negocio". También se pide cuando el arrendador tiene que hacer, por pedido del inquilino, reformas al espacio, construcción de divisiones, etc. Por lo general, el valor de la carta de crédito incluirá esos costos también. En este caso el inquilino también tiene la opción de encargarse él mismo de las reformas y liberar al arrendador de ese riesgo financiero, dice Rosenberg. Esto le da la oportunidad de negociar una renta más baja y de no tener que dar un depósito de seguridad tan alto. 7- La mayoría
de las oficinas vienen vacías. El inquilino debe proporcionar
el equipo (teléfonos, máquinas de fax, etc.), muebles,
conectarse con las compañías de teléfono
locales para que le provean líneas telefónicas,
conexión rápida a Internet, etc. Los únicos 8- Generalmente hay que pagar por adelantado: el primer mes de renta, el último y un depósito de seguridad. Es decir, tres meses de renta para poder iniciar el contrato. Cuando se tienen que hacer arreglos al espacio, reformas pedidas por el potencial inquilino (construcción de tabiques, cambio de alfombras, creación de pasillos, etc.), el costo de las mismas va incluido en el depósito de seguridad. 9- Los contratos de alquiler de oficinas tienen de cinco a cuarenta páginas de largo. Tienen muchas restricciones que deben ser cuidadosamente revisadas antes de firmarlo. 10- Algunos contratos incluyen la adquisición de seguros por parte del inquilino: los más comunes son incendio, contra accidentes en la propiedad (slip and fall liability), daños causados por agua. También, el inquilino es responsable por cualquier daño ocurrido dentro de su espacio, por ejemplo, daños causados por huracanes si se rompe una ventana durante una tormenta, entra agua y destruye las computadoras y otros equipos. 11- Las obligaciones del arrendador con el inquilino serán únicamente las que estén contempladas en el lease, por eso es importante tener un abogado y un agente de real estate involucrados en la negociación y establecimiento del mismo. 12- El agente de real estate puede proporcionarle al potencial inquilino datos demográficos de la zona. 13- La
comisión del agente de bienes raíces es pagada por
el propietario, no por el potencial inquilino comercial. Por
lo tanto es su responsabilidad lograr el mejor negocio posible
para quien le paga. Rosenberg piensa que es una buena idea pagarle
al agente de Broward: Palm Beach:
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La
capital de América Latina, como muchos suelen llamar al
sur de Florida, alberga muchas oportunidades para pequeños,
medianos y grandes empresarios deseosos de abrir operaciones comerciales.
Pero es un territorio con reglas propias que deben conocerse al
detalle, especialmente si quien abre el negocio no es un lugareño
experimentado.
