Para abrir negocios en Miami-Dade en la casa o en local comercial
El "ABC" de las licencias ocupacionales

(Parte I) - Abrir un negocio en el sur de Florida ya sea al comprar uno ya existente o al iniciar operaciones de cero no es suficiente para funcionar bajo las estrictas reglas legales que miden al milímetro todas las actividades comerciales que bullen en este territorio. Es obligatorio por ley obtener una licencia ocupacional de la ciudad o municipalidad donde se vaya a establecer y, a su vez, del condado correspondiente.

Absolutamente todos los negocios, sean en la propia casa, una oficina administrativa, local comercial, vendedores ambulantes de agua, frutas o pequeños puestos de comida, flores, etc., incluso los artistas que deseen hacer su pequeño acto en la calle, deben conseguir primero una licencia ocupacional. No hacerlo es una violación directa a la ley que conlleva multas costosas y el cierre inmediato de actividades comerciales.

Para llegar a obtener la licencia ocupacional hay que pasar primero varias pruebas de fuego, por lo que es vital estar bien preparados para enfrentar el tonel de requisitos que aumenta o disminuye según el tipo de negocio que se intente conducir. Hay que tocar varias puertas y saber muy bien el orden en que deben ser golpeadas, además de conocer al detalle lo que pide cada instancia para que no se enrede el proceso ni se dilate sin necesidad. Pero también para estar muy claros sobre el costo del trámite.

La licencia ocupacional es un impuesto condal y municipal y es la punta del iceberg. Para llegar a ésta es preciso cumplir con permisos, inspecciones y hasta la obtención de otras licencias que van amarradas al tipo de negocio o profesión que se vaya a ejercer comercialmente. Pero el nivel de complejidad depende ciertamente de la naturaleza del negocio y de la cantidad de entes reguladores que lo supervisen, según lo establecen las leyes de Estados Unidos, del estado de Florida, el condado que toque y la propia municipalidad o ciudad donde esté el negocio.

Hay negocios prohibidos en algunos condados. Ciertas actividades comerciales permitidas en varias ciudades son estrictamente proscritas en otras. Dentro de una misma ciudad hay zonas donde se pueden conducir determinados negocios y en otras áreas de la misma, sin embargo, no hay posibilidad de hacerlo. "Verificar la zonificación es el paso esencial, porque a veces en ciertas zonas en que se permitían ciertos establecimientos comerciales cambian las ordenanzas y se prohíbe la operación de éstos, pero sólo se hace efectivo cuando el dueño que poseía ese certificado de uso vende el negocio y el que compra ya no lo puede seguir operando bajo ese rubro, aunque haya existido anteriormente un permiso de la ciudad. Siempre hay que llamar a todas las instancias reguladoras antes de comprar un negocio o alquilarlo, aunque el local esté vacío", dice a El Paracaidista Marie Esquivel, Gerente de de la Sección de Occupational License del Department of Finance que pertenece a la Tax Collector Division del Condado Miami-Dade.

Es en extremo importante, pues, identificar si el tipo de negocio es permitido en la dirección donde se aspira operar. Y más aún, si se compra o se alquila un negocio o local ya funcionando y se desea cambiar su naturaleza, verificar si es posible hacer el "cambio de uso". Este simple hecho puede trastocar los planes del empresario, hacerle incurrir en gastos extras no previstos y demorar el
arranque de operaciones.

"Nuestra recomendación es que estén bien seguros de que tienen todo al día, de que tienen sus licencias pagadas, su zonificación, que tienen las licencias requeridas si es regulado por el estado. Porque una vez que hacen el cierre y se presentan en los diferentes lugares, entonces tienen lo que la otra persona ha dejado de arrastre y es responsabilidad toda de ellos", aclara esta experta.

Estados Unidos es un país cuyo sistema está orientado al servicio, pero no está exento de burocracia. La paciencia y meticulosidad con que se lleven adelante los trámites son cualidades que valen oro durante el proceso de obtención de la licencia ocupacional. Si bien es importante llamar para pedir detalles específicos de cada negocio, es preferible presentarse en la oficina en sus horas de trabajo para acceder a una mejor atención, pues en algunas ciudades conseguir a un agente por teléfono es sumamente trabajoso (no atienden, salen grabadores y piden que se deje mensaje).

Los costos de las licencias ocupacionales varían de acuerdo a cada negocio y a veces también así el certificado de ocupación (o de uso). Cuando se trata de locales de atención al público (como restaurantes y salones de belleza, entre otros) se basan en el área cuadrada de espacio y capacidad de personas autorizados a atender. Algunos comercios tienen costos adicionales por la cantidad de empleados que tengan y otros sobre las ventas anuales.

El Paracaidista tomó una detallada radiografía del condado Miami-Dade (y de Broward, información que les brindaremos en la próxima edición) para traerles los pormenores de este trámite. Se escogieron las principales ciudades del condado (que tiene 32) y nueve negocios tipo para ilustrar: bares, restaurantes, cafeterías, guarderías (daycares), oficinas administrativas, lavanderías, tiendas, talleres mecánicos y salones de belleza.

También se indagó el "home-based business" (negocio desde la casa) y las posibilidades de vendedores ambulantes y puestos de ventas (carritos de hot dogs y otras amenidades).

Según Cassandra Terpening, Supervisora del Departamento de Licencias Ocupacionales del condado Broward, "las personas que trabajan desde su casa generalmente no saben que necesitan una licencia, desde el momento que se gana un solo dólar con el trabajo se requiere la licencia ocupacional, ya sea que se tenga una oficina pequeña o se haga negocios desde Internet. Todos tienen que trabajar con ese papel en la mano y tiene que estar a la vista en el caso de una inspección sorpresiva".

Sobre el tema la experta aclara que antes de pedir la licencia ocupacional para cualquier trabajo desde la casa hay que informarse de las regulaciones de la zona y de algunos detalles que les preguntarán antes de darles el permiso: si permite locales comerciales en los alrededores, disponibilidad de parqueos en el caso de movimiento comercial, si se guardará inventario en la vivienda, qué porcentaje de la casa se utilizará para el negocio y sobre todo atenerse a las restricciones que siempre existen para operar desde el hogar.

En general, todos los casos de obtención de licencias ocupacionales ameritan el pase por al menos dos departamentos de la ciudad escogida: Building and Zoning (Construcción y Zonificación) y Occupational License (Licencia Ocupacional). El primero determina si el tipo de negocio, en esa dirección, está permitido en esa zona y, si es así, entonces emite el Certificado de Ocupación o Uso (Certificate of Occupation or Use), paso previo obligatorio para luego ir al de la licencia ocupacional y solicitarla.

Si la actividad comercial o profesional a conducirse requiere licencias o certificaciones del estado (cosmetólogos, psicólogos, cuidado de niños, manejador de alimentos, agente de bienes raíces, etc.), éstas deben ya haber sido obtenidas y presentarse. "Hay que tener en cuenta que en Florida existen más de 50 categorías que requieren licencias profesionales para abrir el negocio y ejercer el trabajo", aclara Terpening. Y esto lo regula el Departament of Business and Professional Regulations en Tallahassee.

Si se necesitan permisos o licencias del departamento de bomberos, de la Food and Drug Administration (Administration de Alimentos y Drogas), del Buró del Alcohol y Tabaco (para licencias de expendio de licor), la División de Hoteles y Restaurantes, también tienen que estar ya asignadas antes de siquiera pensar en conseguir la licencia ocupacional.

Hay locales comerciales que por ley tienen que tener seguros especiales para proteger al público y determinadas estructuras en el inmueble (salida de emergencia, baño con capacidad y facilidades para discapacitados, tomadero de agua, etc.) que son verificadas por el Building Department, por medio de inspecciones que realizan ellos mismos y con la participación del Fire Department (Departamento de Bomberos) y otros entes. Estas a veces tienen sus tarifas aparte.

Si el local cambia su uso, por ejemplo de una cafetería a una lavandería, se debe también chequear que esto no imponga un recargo extra a los servicios de drenaje, electricidad, mantenimiento de las aceras y calles que la ciudad ya provee para esa zona y esto lo regula el Concurrency Department en algunas ciudades. En caso de que así fuera, se deben realizar ajustes y pagar por éstos, además de cumplir con las regulaciones impuestas. Al comprarse un negocio ya funcionando hay que transferir las licencias al nuevo dueño, pero sobre todo verificar que estén vigentes y que no existan violaciones que puedan ser heredadas. Los comercios que puedan tener un impacto en el ambiente son rigurosamente vigilados y supervisados por una agencia denominada DERM que también hace sus inspecciones. En fin, una miríada de detalles a contemplarse.

Para alivio de todos, cada ciudad tiene un completo servicio informativo sobre los pasos a seguir, los costos a enfrentarse y las licencias, documentos y permisos que deben presentarse según el tipo de negocio. La clave es tomarse el tiempo para revisar todo con calma y preguntar sobre cada mínima duda que se tenga. En la mayoría de las oficinas se maneja todo en inglés, pero hay muchas veces funcionarios bilingües que pueden asistirles en el proceso si no dominan el idioma. Sin embargo, toda la documentación y planillas están estrictamente en inglés.

“Mensualmente hacemos más de 1.000 licencias para nuevos negocios y puedo asegurarles que sobre el 50 por ciento son de hispanos, por eso es importante que sepan que el proceso es sencillo y que una vez que tienen todos los papeles y licencias en la mano las demoras son pocas. Estamos para cooperar con el público y especialmente si son pequeños negocios o nuevos emprendimientos. El consejo es que pregunten y pidan ayuda para llenar las planillas para evitar errores y ganar tiempo", asegura la supervisora del Departamento de Licencias Ocupacionales del condado Broward.

Una vez obtenida la licencia ocupacional de la ciudad, hay que pedir la del condado. No se puede operar solamente con la de la municipalidad. Allí también hay que pasar por Building and Zoning y el Departamento de Licencias Ocupacionales, en una segunda ronda ya más suave en términos de requisitos, pues los principales se han debido cumplir con la ciudad.

Si donde se operará el negocio no es un territorio incorporado, es decir, no es una municipalidad constituida, entonces el condado es el que regula todo y se debe realizar allí directamente todo el trámite.

Vigencia de las licencias
Las licencias se emiten por un período de un año fiscal que va del 1ro. de octubre al 30 de septiembre. Se deben renovar anualmente y cuando se sacan por primera vez a mitad de año o en otro momento de este lapso, muchas ciudades las cobran fraccionadas. Tienen que colocarse en un lugar visible del establecimiento porque si cae una inspección y no está puesta ponen una multa. "Las licencias ocupacionales pueden ser pedidas durante cualquier inspección de cualquier funcionario local y estatal. Hemos visto que a veces la policía hace redadas y pide la licencia ocupacional y, si no la tienen, con esa excusa los pueden cerrar", advierte Esquivel.

"Si no se renuevan para esa fecha hay que pagar una multa y las planillas para renovación se envían por correo antes del 1ro. de agosto a quienes tienen sus licencias en regla. Si no se recibe la renovación por correo hay que contactar urgente al departamento para evitar ser multado. Los interesados tienen que estar pendientes de este detalle para no cometer errores. Otro dato a tener en cuenta es que existen excepciones en los requisitos de licencias ocupacionales para entidades de beneficencia, veteranos de guerra, discapacitados y mayores de 65 años. En esos casos se requiere tener la licencia, pero la reciben sin costo alguno", amplía Teperning.

El Paracaidista les entrega aquí un minucioso reporte de pasos, precios, regulaciones, conceptos, además de contactos para que lleven adelante con éxito y -ojalá- sin tropiezos el proceso de obtención de sus licencias ocupacionales en las principales ciudades de Miami-Dade (en la próxima edición se publicarán los datos de Broward).

Pasos para sacar la licencia en las principales ciudades del condado Miami-Dade:

Foto: Kala Moiré


Dec 2006







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