Instrucciones para llenar el formulario electrónico y especificaciones de fotos

Lean con atención estas instrucciones derivadas de la información oficial publicada por el Departamento de Estado y una vez seguros de saber lo que van a colocar en cada casilla del formulario electrónico y que tengan en su computadora en una carpeta (fólder) a mano las fotos digitales en el formato indicado, entonces procedan a conectarse al website: www.dvlottery.state.gov. Sólo aceptarán un formulario electrónico por persona y quien envíe más de uno será descalificado.

Información que se pide en el formulario
La planilla electrónica, denominada Electronic Diversity Visa Entry Form (EDV Entry Form) sólo puede accederse en el website listado arriba. Es preciso completarlo entero porque si faltan datos será descalificada la solicitud. Los nombres de países y meses deben ir en inglés:

1- FULL NAME - Last/Family Name, First Name, Middle name / El apellido, los nombres del participante, incluido el segundo nombre. Ejemplo: González, Ana, Jazmín. No marque ninguna de las casillas abajo donde dice "No Last/Family Name, etc.". Eso es para personas de culturas o países que no usan apellido o primer nombre. Pero si usted no tiene segundo nombre, sí debe marcar la casilla que dice "No Middle Name". Ejemplo: si Ana Jazmín no tuviese el Jazmín y se llamara sólo Ana González.

2- DATE OF BIRTH - Day, Month, Year / Fecha de nacimiento (día, mes, año). Ejemplo: 17, May, 1957.

3- GENDER - Male or Female / Género: Masculino o Femenino.

4- CITY WHERE YOU WERE BORN / Ciudad o pueblo donde usted nació. Ejemplo: Montevideo.

5- COUNTRY WHERE YOU WERE BORN / País donde usted nació. Debe ser el que esté usando corrientemente como el lugar donde nació el solicitante y se debe escribir en inglés si fuera distinto en este idioma. Ejemplo: Uruguay.

6- COUNTRY OF ELIGIBILITY OR CHARGEABILITY FOR THE DV PROGRAM / País de elección si el país nativo del solicitante es distinto al de su nacimiento. Si el solicitante está reclamando un país nativo distinto al de su nacimiento debe indicarlo aquí. Si el solicitante está reclamando para sí el país nativo de su cónyuge, padre o madre debe ponerlo aquí. Ejemplo: Venezuela, claiming father's country of birth - Argentina, claiming mother's country of birth - Spain, claiming spouse's country of birth. Aquí solo debe ir un país y a qué obedece su elección. Si la persona participa con su propio país de nacimiento debe dejar este espacio en blanco.

7- ENTRY PHOTOGRAPH(S) / Foto digital del solicitante: debe anexarse aquí, con la opción de "upload picture" (subir foto) que le permitirá que se abra una ventana para buscar el archivo de foto correspondiente en la computadora desde donde se accede a Internet y "subirlo" o anexarlo (ver especificaciones de la foto abajo). En las instrucciones del DV 2009, dice que se deben incluir aquí las fotos de los familiares también, aunque deben incluirse asimismo cuando se ponga la información de cada uno (punto 15 y 16).

8- MAILING ADDRESS - In Care of, Address Line 1, Address Line 2, City/Town, District/Country/Province/State, Postal Code/Zip Code, Country / Dirección postal completa para recibir correspondencia. "In care of" significa si otra persona recibe correspondencia por usted, y la dirección de esa persona entonces. Es a esta dirección donde le escribirán para informarle si ha ganado, así que asegúrese de ponerla correcta y completa como la listaría si deseara recibir una carta. Line 1 y Line 2 es para tener espacio para escribir la dirección. Ejemplo: Avenida San José, Edificio Villa Hermosa, #3, Montevideo, Departamento Montevideo, CP 58001, Uruguay. Aquí preguntan en una casilla "In care of:" que quiere decir el nombre de la persona que recibe la correspondencia o al cuidado de ésta. Si es su dirección, ponga su nombre, si es la de un familiar u otra persona, ponga allí el nombre de esa persona. Puede ser una dirección de un familiar o amigo en Estados Unidos, aunque usted viva en América Latina u otra parte. Recuerde que es la dirección adonde le escribirán para notificarle que ganó.

9- COUNTRY WHERE YOU LIVE TODAY - El país donde usted vive actualmente. Ejemplo: Uruguay.

10- PHONE NUMBER (optional) / Número telefónico (opcional, pero de ayuda para agilizar la comunicación), con su respectivo código de área. Ejemplo: 598-2-555-5555.

11- E-MAIL ADDRESS (optional) / Dirección de correo electrónico (opcional). Ejemplo: anajazmingonzalez@correo.net.

12- WHAT IS THE HIGHEST LEVEL OF EDUCATION YOU HAVE ACHIEVED, AS OF TODAY? - ¿Cuál es el más alto nivel educativo que ha obtenido hasta hoy? Aquí la persona debe indicar cuál de las opciones representa mejor sus logros educativos: (1) Primary School only - Escuela primaria solamente, (2) High School, no degree - Bachillerato, sin diploma (no logró el diploma aunque estudió), (3) High School degree - Diploma de bachillerato, (4) Vocational school - Escuela vocacional, (5) Some university courses - Algunos cursos universitarios, (6) University degree - Título universitario, (7) Some graduate level courses - Algunos cursos de nivel universitario, (8) Master degree - Título de maestría, (9) Some doctorate level courses - Algunos cursos de nivel de doctorado, and - y (10) Doctorate degree - Título de doctorado.

13- MARITAL STATUS - Unmarried, Married, Divorced, Widowed, Legally Separated / Estatus matrimonial: No casado (a), Casado (a), Divorciado (a), Viudo (a), Separado legalmente. Ponga el que le corresponda. Legalmente separado (a) significa que una corte ha declarado que usted y su cónyuge están legalmente separados. Una separación legal significa que su cónyuge no será elegible para inmigrar con usted como familiar derivado.

14- NUMBER OF CHILDREN / Número de hijos, solteros y menores de 21 años. Poner el número aquí. Ejemplo: 3. Se deben incluir todos los hijos del actual matrimonio, de otros matrimonios de usted y su cónyuge, así no vivan con ustedes ni planeen inmigrar a Estados Unidos. Incluya hijos adoptados y naturales también de usted y su cónyuge. Unicamente se excluyen los hijos que sean ciudadanos estadounidenses o residentes permanentes de este país, los que tengan 21 años o más o si son menores de esta edad, si están casados.

15- SPOUSE INFORMATION - Name, Date of Birth, Gender, City/Town of Birth, Country of Birth, Photograph / Información del cónyuge: Nombre, fecha de nacimiento, género, ciudad/pueblo de nacimiento, país de nacimiento, foto digital del cónyuge. Ejemplo: Pedro Gabriel Estévez, 18, December, 1950, Male, Buenos Aires, Argentina. Aquí se debe anexar la foto del cónyuge como se hizo con la del solicitante principal.

16- CHILDREN INFORMATION - Name, Date of Birth, Gender, City/Town of Birth, Country of Birth, Photograph / Información de hijos: nombre, fecha de nacimiento, género, ciudad/pueblo de nacimiento, país de nacimiento, foto digital de cada hijo. Igual que en la del cónyuge, pero con la información de los hijos. Esta parte del formulario debe dar espacio suficiente para que liste los mismos datos para cada uno de los hijos solteros menores de 21 años y darle la orden para que incluya cada una de las fotos digitales. Si no lista a todos los hijos (vea punto 14), su solicitud quedará descalificada para la obtención de la visa.

Una vez que haya ingresado correctamente todos sus datos y fotos y haga clic en el botón de enviar ("submitt"), el Departamento de Estado dice que al recibir su formulario electrónico (EDV Entry Form) completo sale en pantalla una notificación electrónica de confirmación que debe imprimir para sus records. Esta entidad advierte que si no se ingresan todas las fotos requeridas, la solicitud queda descalificada.

Las fotos digitales
Ya sea que se tome la foto con cámara digital o que se la haga tomar en un centro de servicios fotográficos, pues debe ser reciente, ésta debe tener las siguientes características en cuando al ángulo, área de imagen, color y claridad: pueden ser a color o blanco y negro (en gama de grises). La foto debe ser de frente, la cara enfocada y bien iluminada contra un fondo de color neutro, claro y sólido (sin estampados). La cabeza de la persona debe estar en el centro y ocupar un 50% de toda el área de imagen. La cara de la persona debe estar bien enfocada y nítida. No se deben usar lentes oscuros ni sombreros, ni nada que cubra la cabeza. La única excepción al uso de turbantes o accesorio que cubran el pelo es por motivos religiosos que deberán ser demostrados y aún así no podrán tapar u oscurecer ninguna parte de la cara.

Cada miembro incluido en la solicitud debe tener su respectiva foto digital y ser anexada en el lugar apropiado del formulario. Por tanto cada uno necesitará un archivo digital con su imagen.

Para que sean aceptadas por el sistema electrónico, las fotos deben cumplir con estas especificaciones técnicas: el formato digital de la foto debe ser Joint Photographic Experts Group (JPEG). Hay varios formatos para imágenes digitales como el .gif, .tif, .bmp, pero sólo aceptarán el .jpeg. Esto quiere decir que el archivo fotográfico debe convertirse a ese formato (si no lo está). En la mayoría de los programas para manejar imágenes (Adobe Photoshop, Paint Shop, Paint, etc.) se puede guardar o salvar el archivo bajo el formato .jpeg si se va a "File" y allí se escoge "Salvar como" o "Save as", entonces cuando se abre la ventana que indica dónde poner el nuevo archivo que tendrá un formato diferente, se debe ir a "Save as type" o "Salvar como" y darle a la flecha que despliega los formatos allí y escoger jpeg. Luego se pone el nombre del archivo (se recomienda ponerle el de la persona a que corresponde para más fácil identificación) y se elige el fólder o carpeta donde se va a guardar, por lo general en "Mis fotos" o "My pictures". Se recomienda que la carpeta que se use para poner las fotos que irán con el formulario no tenga otros archivos fotográficos para que no se preste a confusión.

La foto puede ser en color o blanco y negro en escala de grises (en este caso no se aceptan imágenes monocromas).

Si se trata de una foto tomada con cámara digital debe tener las siguientes dimensiones: 240 pixels de ancho por 320 de alto (los pixels son puntos en la pantalla) y la profundidad de color o color depth debe ser 24-bit color, así sea grayscale o blanco y negro. La resolución de la foto es definida en dots per inch (puntos por pulgada).

Si la foto digital es producto del "scan" de una foto en papel, esta debió "scanearse" a 150 dpi (dots per inch - puntos por pulgada) y con una profundidad de color de 24-bit color, así la foto sea blanco y negro o grayscale. La foto que se "scanee" tiene que ser de 50 mm x 50 mm o de 2 pulgadas de alto x 2 de ancho. La resolución de la imagen debe ser 300 x 300 pixels (se entiende que éstas deben ser las dimensiones finales de la foto digital).

En ambos casos, el archivo en sí no puede "pesar" (su tamaño como archivo, no el tamaño de la imagen) más de 62.500 bytes, lo que es igual a 62.5 kb (cada kb tiene 1.000 bytes). El tamaño del archivo se puede verificar si se hace un clic con el botón derecho del mouse mientras se posa éste sobre el archivo y se escoge "properties" o "propiedades" allí se indica el tamaño en kb del archivo gráfico y ésta es la cifra que no puede exceder los 62.5 kb. Para bajar el tamaño de un archivo gráfico se suele reducir la resolución o calidad de la imagen en los programas manejadores de fotos más avanzados. De hecho algunos muestran cuando se guarda la foto y se va seleccionado su calidad de imagen "image quality" de "low" (baja) a "maximum" (máxima), también indicando como "smaller" (más pequeño) o "larger" (más grande) el tamaño en que se quiere el archivo y la cantidad de kb que va teniendo.

En cuanto a las dimensiones, en prácticamente todos los programas manejadores de imagen está en el menú de la barra superior la opción "imagen" o "image". Allí se debe buscar la opción "Atributos" o "Attributes", "Image size" o "Tamaño de imagen", "Image info" o "Información de Imagen". Se debe buscar esta opción que permite ver las dimensiones en que está la imagen y cambiar en los recuadros correspondientes a ancho (wide) y altura (height) las dimensiones para que se ajusten a las pedidas. Aquí hay que tomar en cuenta que se debe guardar la proporción exacta para que no se achate o alargue la imagen en sí y se distorsione. Para esto se recomienda seleccionar un área más grande de la foto e ir cortando por un lado u otro hasta lograr una proporción correcta y poder aplicarle las dimensiones pedidas para el sorteo. Es importante resaltar que a veces los manejadores de imagen tienen las dimensiones expresadas en inches (pulgadas) o en centímetros. Si es así hay que cambiarlas a pixels.

Si esto suena muy complicado para personas que no tienen experiencia con este tipo de manejos, o si no se está seguro de que se está haciendo correctamente, lo ideal es dirigirse a una oficina de diseño gráfico o centro fotográfico que trabaje con fotos digitales y pedirles que les tomen la foto individual y a cada uno se la pongan en el formato antes descrito o llevar la foto en papel y que le hagan el "scan" para luego convertirla al formato apropiado. En cualquier caso le podrán entregar las fotos digitales en un disquete o CD y éste podrá ser ingresado a la computadora desde donde se haga la solicitud electrónica y cuando se pida cada una de las fotos se buscará en el disquete (usualmente Drive A:\) o en el CD (en el Drive que corresponda al CD-Rom). Es importante ponerle el nombre de la persona al nombre del archivo de la foto digital para evitar confusiones cuando se tenga que ubicar y subir al formulario electrónico.

Una vez que haya ingresado correctamente todos sus datos y fotos y haga clic en el botón de enviar ("submitt"), el Departamento de Estado dice que aparecerá una notificación electrónica de confirmación al recibir su formulario electrónico (EDV Entry Form) completo. Esta debe imprimirse para guardar como récord.

Siga al pie de la letra las instrucciones brindadas, si decide hacer algo ligeramente diferente, aunque parezca insignificante, puede quedar descalificado (a). Para consultar la información, vaya al site: http://travel.state.gov/visa/immigrants/types/types_1318.html del Departamento de Estado donde están los datos en inglés y en algunas traducciones no oficiales a otros idiomas que incluyen el español cuando esté disponible.

¡Que la suerte los acompañe!

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Fuente: Departamento de Estado de Estados Unidos.