Nueva
regulación del DHS sobre discrepancia de nombre o SSN
Verificarán
records dudosos de empleados
Una
polémica resolución salió de la Casa Blanca
este verano para apretar la tuerca a empresas que den empleo a
extranjeros ilegales. Usando una plataforma del Seguro Social
en funcionamiento desde 1994, el Department of Homeland Security
iba a empezar este mes de septiembre a enviar sus propias cartas
adjuntas a las Employer "No-Match" letter del Social
Security del año impositivo 2006, para instar a empleadores
a que chequeen los records de sus trabajadores y resuelvan las
discrepancias de identidad y número de Seguro Social existentes,
en 90 días, o prescindan de la contratación de indocumentados,
si no pudieran resolverlo y quedara claro que las personas usan
documentos fraudulentos para laborar sin estar autorizadas por
el US Citizenship and Immigration Services. Pero una demanda del
sindicato AFL-CIO y de la American Civil Liberties Union ha enlentecido
el proceso, pues el 31 de agosto pasado el Juez de Distrito de
Estados Unidos, Maxine M. Chesney, en San Francisco, California,
dilató el envío, mediante una orden de restricción
temporal, hasta al menos el 1 de octubre de 2007 cuando ocurrirá
una audiencia, porque dice necesitar tiempo para revisar la demanda.
La nueva regulación denominada "Safe Harbor Procedures
for Employers Who Receive a No-Match Letter" (Procedimientos
de Resguardo para Empleadores que reciban una carta de No Coincidencia)
y emitida por el Departamento of Homeland Security (DHS) clarifica
a los empresarios sus obligaciones legales bajo la actual ley
de inmigración y provee guía sobre los pasos que
deben seguir si reciben la carta de la SSA o una del DHS sobre
verificación de empleo. El plan es parte de un paquete
de 26 medidas de cumplimiento de la ley.
El procedimiento de notificación a trabajadores cuando
la información de los reportes de salario en sus formas
W-2 no coincide con los datos que tiene el Seguro Social está
en vigencia desde 1979, informa esta entidad, y el envío
de "cartas de no coincidencia" a los empleadores ocurre
desde 1994. Pero ahora la rama que hace cumplir la ley de inmigración,
el US Immigration & Customs Enforcement (ICE, Servicio de
Inmigración y Control de Aduanas que depende del DHS),
aprovechará esa infraestructura para cazar a potenciales
trabajadores ilegales a través de la presión que
se le impone al empleador de solucionar la discrepancia de datos
y quedar en evidencia si no lo hace.
"Cada año la SSA [Social Security Administration]
recibe aproximadamente 245 millones de reportes salariales en
las Formas W-2 de empleadores que cubren aproximadamente 153 millones
de trabajadores. Para ayudar a mejorar la exactitud del proceso
de reporte de salarios, la SSA emite cartas de Correspondencia
Educativa (EDCOR) [Educational Correspondence], comúnmente
conocidas como carta de 'No Coincidencia del Empleador' [Employer
"No-Match" letter], cuando un empleador somete Formas
W-2 en las cuales un número significativo de nombres de
empleados o sus números de Seguro Social correspondientes
no coinciden con los records del SSA", detalla la Administración
del Seguro Social en una declaración.
A los empleadores en Estados Unidos se les requiere que reporten
anualmente los sueldos de cada empleado en la planilla W-2, que
es una declaración de salarios e impuestos y un agente
la procesa como lo hace también el Servicio de Rentas Internas
(IRS - Internal Revenue Service). Las empresas lo hacen generalmente
entre el 1ro. de enero y el 31 de marzo de cada año. La
información allí recogida se usa para determinar
la elegibilidad para los beneficios del Seguro Social y sus montos
y si la combinación de nombre y SSN no es igual a la que
tiene la SSA en su base de datos entonces esta agencia no puede
adjudicar los ingresos al record del trabajador.
"La
información exacta de ingresos es necesaria para asegurar
que la SSA acredite los ingresos correctos al record individual
correcto. Debido a que la información del reporte de salario
es información de impuestos, la SSA sigue las regulaciones
del Departamento del Tesoro que gobiernan la revelación
de esa información", asegura esta agencia federal
y además explica que cada record W-2 también contiene
un indicador que le dice al IRS si el nombre/número de
Seguro Social (SSN) coincide con los records de la SSA, pero que
esta información es considerada información de impuestos
protegida bajo la sección 6103 del Código de Rentas
Internas ( Internal Revenue Code - IRC) y que por lo tanto
la SSA no puede compartir información sobre falta de coincidencias
de nombres o números de Seguro Social en un reporte W-2
con otras agencias federales. Por eso la carta del ICE
a los empleadores será insertada por la SSA en su envío
normal de todos los años de su Employer "No-Match"
letter y no por el ICE directamente que, según explica
el Seguro Social, no puede tener acceso a esos records discrepantes.
¿Por
qué no coinciden los records?
Por la cantidad de casos de personas con records dudosos reportados
el año pasado por el inspector general del Social Security,
unos 17.8 millones de trabajadores, entre los cuales se cuentan
12.7 millones de ciudadanos nacidos en Estados Unidos, parece
que es un asunto común. "Hay un número de
razones por las cuales la información reportada puede que
no esté de acuerdo con nuestros records", detalla
la SSA, "tales como errores tipográficos, cambios
de nombre no reportados, records incompletos o inexactos del empleador
o mal uso de un SSN".
El propósito
de las cartas siempre ha sido obtener información corregida
para "ayudar a la SSA a identificar al individuo a quien
le pertenecen sus ingresos, de modo que esos ingresos puedan ser
adjudicados al record de ingreso del individuo", ahonda la
agencia y dice que sus procedimientos continuarán siendo
los mismos y también la forma para enmendar los errores.
Ahora con
la notificación adjunta del ICE se exigirá al empleador
que solucione la disparidad. La regulación del DHS sólo
se refiere a las cartas dirigidas a las empresas y no a las que
la SSA envía a individuos con el mismo propósito
de corrección de información. La cartas de no coincidencia
se mandan a compañías que tengan al menos 10 records
dispares, informa el Seguro Social, y se les pide que verifiquen
y preparen las Formas W-2c (Corrected Wage and Tax Statement -
Declaración de Salario e Impuesto Corregida) con la información
correcta para cada trabajador que tenga discordancia.
Es muy importante, indica la SSA, que los empleadores sepan
que estas cartas no implican una declaración sobre el estatus
migratorio del empleado, que no son basamento para que se tome
una acción adversa contra el empleado y si así lo
hacen podrían estar sujetos a sanciones legales de la ley
del trabajo y discriminación.
El DHS advierte: "Los empleadores no deben asumir que
la falla indicada en la carta de aviso es el resultado de una
fechoría de parte del empleado. Adicionalmente, un patrón
que toma acción contra un empleado basado en nada más
substancial que en la carta de aviso puede, de hecho, estar violando
la ley".
Pasos de verificación y corrección
El Department of Homeland Security explica detalladamente cómo
debe conducirse el empleador si recibe la carta: 1- Verificar,
en un plazo de 30 días, que la falla no haya sido el
resultado de un error por parte del empleador. 2- Solicitar
que el empleado confirme con exactitud la información
contenida en su expediente de empleo. 3- Pedir que el empleado
resuelva el problema con la Administración del Seguro
Social (para lo cual tiene 90 días desde la fecha de recibo
de la carta por parte del empleador). 4- Si estos pasos conducen
a la resolución del problema, seguir las instrucciones
en la carta de aviso para corregir la información con
la SSA, y conservar un recibo o récord de la verificación
con la SSA. 5- Si la información no se pudo corregir,
llenar un nuevo formulario I-9 sin usar el número de
Seguro Social en cuestión y en su lugar usar documentación
presentada por el empleado que esté conforme con los requisitos
de identidad del documento I-9 y que incluya una fotografía
y otros datos biográficos.
"Los empleadores incapaces de confirmar el empleo de sus
trabajadores por medio de estos procedimientos arriesgan culpabilidad
de violar la ley si continúan empleando a dicha persona
con el conocimiento de que no está autorizada", advierte
el ICE.
Si la información ha sido corregida, el empleador debe
asegurarse de esto mediante el uso del Servicio de Verificación
de Número de Seguro Social (SSNVS - Social Security Number
Verification Service ) que puede acceder en: www.socialsecurity.gov/employer/ssnv.htm
o llamando al número gratuito: 1-800-772-6270.
Multas
por contratar ilegales
El ICE dice claramente que está buscando la formas de imponer
cargos criminales significativos contra negocios que contraten
extranjeros ilegales rutinariamente. Explica que las sanciones
son de tipo civil y criminal y están contenidas en el Código
de Regulaciones Federales (C.F.R. 274a.10). "La pena criminal
para cualquier persona o entidad que siga un patrones o prácticas
de violaciones de la Ley INA 274A (a)(1)(A) or (a)(2), 8 U.S.C.
1324a (a)(1)(A) or (a)(2) será de una multa no mayor de
$3.000 por cada extrajenro no autorizado, prisión por no
más de seis meses por la práctica o patrón
[de contratación de ilegales], o ambos, sin tomar en cuenta
las provisiones de cualquier otra ley federal relacionada en su
más finos niveles".
Sobre la penalidad
civil por contratar sabiéndolo a un extranjero no autorizado
para trabajar están, entre otras: a) Primera ofensa, no
menos de $275 sin exceder $2.200 por cada extranjero no autorizado
relacionado con la ofensa cometida en o después del 29
de septiembre de 1999. b) Segundo ofensa, no menos de $2.200 pero
sin exceder $5.500 por cada extranjero no autorizado relacionado
con la segunda ofensa cometida en o después del 29 de septiembre
de 1999. c) Más de dos ofensas, no menos de $3.300 y sin
exceder $11.000 por cada extranjero no autorizado relacionado
con la tercera o subsiguiente ofensa cometida en o después
del 29 de septiembre de 1999.
"Dando
un paso en el vacío creado por la inhabilidad del Congreso
de instaurar una reforma migratoria comprehensiva y trabajable,
la administración [el gobierno] lanzó su arsenal
de fuerza hoy, dejando a muchos empleadores entre una roca y un
lugar muy duro", declaró Kathleen Campbell Walker,
Presidente de la American Immigration Lawyers Association (AILA)
el pasado 10 de agosto cuando fuera emitido el nuevo plan del
DHS. "La solución real, reconocida por la administración,
es una reforma de inmigración comprehensiva". La AILA
dijo en un comunicado que hacer cumplir la ley es un componente
importante del sistema de inmigración estadounidense, pero
que los esfuerzos de resguardo deben ser inteligentes y no solamente
duros, además de que por sí solos no son una solución.
Información completa sobre la medida, en español,
puede leerse en el site del ICE en: www.ice.gov/espanol/partners/employers/safeharbor/index.htm.
También en el website del Seguro Social: www.ssa.gov/legislation/nomatch2.htm
(en inglés), entidad que puede contactarse en el T +
1-800-772-1213. Asimismo, para mayores datos los empleadores
pueden llamar al ICE al T + 1-800-421-7105.
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